Het begint natuurlijk met het schrijven van Correct Nederlands – het “vorm”-aspect, dat bij Schriftelijke rapportage ook zo’n grote rol speelt.
Maar bij Helder schrijven, duidelijk formuleren draait het vooral om:
- Helderheid en ondubbelzinnigheid
- Leesbaarheid en doelmatigheid (niet te beknopt, niet te uitvoerig, niet te lange tekstgedeeltes)
- Aantrekkelijkheid (geen ambtelijk taalgebruik of onnodige “schrijftaal, zoals (meestal verkeerd) gebruik van “echter” i.p.v. “maar”, “welke” i.p.v. “die/dat” e.d.
- Verzorgdheid en overzichtelijkheid
Helderheid en ondubbelzinnigheid
Om dit soort fouten eruit te halen, is soms een outsider als lezer leer nodig
Leesbaarheid en doelmatigheid
Hier moet de schrijver zich vooral verplaatsen in de lezer, diens (gebrek aan) kennis en bereidheid om veel tijd aan het lezen van een stuk te besteden. Klantvriendelijkheid dus.
Zinslengte
Geen lange, samengestelde zinnen, maar logisch samenhangende informatie die to-the-point geformuleerd is en waarbij de kern van de mededeling vooraan wordt gezet.
Actief /Passief
Gebruik actief waar het kan, passief waar het nodig is
Naamwoordstijl waarbij werkwoorden kunstmatig worden omgebouwd tot zelfstandige naamwoorden, wat een meer formeel effect heeft
Signaalwoorden
Die een tegenstelling, opsomming, argumentatie, verklaring, voorbeeld of samenvatting aangeven ("Om kort te gaan", "samengevat" e.d.)
Afkortingen
Houd er rekening mee dat de lezer minder of niet vertrouwd is met veel afkortingen.
Interpunctie
Het plaatsen van komma’s en punten op de juiste plaats.
Kortom: de leesbaarheid van een tekst is een optelsom van uiteenlopende factoren, variërend van zinslengte tot leestekens.