meeting240.jpg

Doel en doelgroep

In de eerste plaats moet u het doel en de doelgroep duidelijk voor ogen hebben.

Moet het een complete rapportage zijn, een zakelijke samenvatting of alleen een besluitenlijst.

Is de doelgroep intern? Waarbij dan ook weer van belang is of het de hele organisatie betreft of alleen bepaalde afdelingen, alleen het management etc.

Of is de doelgroep extern? Dan speelt ook het aspect “visitekaartje” een rol.

vorm en inhoud

“Vorm en inhoud zijn één” was, bijna anderhalve eeuw geleden,  één van de belangrijkste uitgangspunten van de Beweging van Tachtig (*), maar dit geldt in zekere zin ook nu nog voor schriftelijke rapportage.

vorm

Wat spelling en grammatica betreft, verwijzen we u naar “Helder schrijven, duidelijk formuleren”/”Correct Nederlands”

inhoud

Bij de inhoud gaat het om de volgende zaken:

  • representativiteit (klopt de weergave met het besprokene?)
  • relevantie (is er voldoende onderscheid gemaakt tussen hoofd- en bijzaken?)
  • objectiviteit (is de toon van de verslaggeving neutraal?- vermijd de (verdenking van) manipulatie)

redactionele vormgeving: aantrekkelijkheid, overzichtelijkheid en huisstijl

De redactionele vormgeving kan in principe in handen worden gelegd van iemand anders dan de inhoudelijke rapporteur. Naast spelling en grammatica, kan deze controleren of de tekst voldoende aantrekkelijk is geschreven en of het geheel overzichtelijk is vormgegeven. Niet in de laatste plaats dient de eenheid van huisstijl bewaakt te worden. Dat is bij externe communicatie natuurlijk het visitekaartje van de organisatie, maar ook intern vergroot het de duidelijkheid, wanneer afdelingen voor de herkenbaarheid een eigen (sub-)stijl hanteren.

Voorgeprogrammeerde stijlen en formats kunnen ons hier wel veel werk uit handen nemen.

Verschillende verslaggevingsvormen

Er zijn verschillende varslaggevingsvormen te onderscheiden, die elk weer hun eigen richtlijnen kennen. We stippen hier kort aan: het memorandum, het projectverslag en de beleidsnotitie.

Memorandum

Soms is het van belang dat op zich eenvoudige informatie alle medewerkers bereikt, bijvoorbeeld om onrust of geroddel te voorkomen. Een memorandum, in feite een interne brief (e-mail) die compact en zakelijk is, is dan het aangewezen middel.

Maar ook hier geldt weer: wat is het doel, wie vormen de doelgroep en ook: “Wat weten ze al?”

Ook de 5 W’s kunnen goed van dienst zijn bij de voorbereiding en als u dan merkt dat u bij de eerste W (van Wat?) al vastloopt – bedenk dan dat het onderwerp mogelijk te complex is voor een memorandum.

Projectverslag

Een projectverslag is informatief en evaluerend van aard. Het heeft een heldere basisstructuur  en is bij voorkeur opgebouwd uit korte alinea’s en paragrafen, waarvan de kern al in de kopjes is aangegeven  (meer hierover bij “Helder schrijven, duidelijk formuleren”).

Beleidsnotitie

Een volwaardige beleidsnotitie bestaat is altijd probleemsignalerend, informerend en adviserend, waarbij het advies ook tevens de afsluiting vormt.

In het grotere tekstgeheel vervult uw advies de functie van afsluiting.

Van idee naar tekst

Als u voor de uitdaging staat een dergelijke rapportage (voor het eerst) te maken, helpt het om een gerichte schrijfprocedure te volgen, die in grote lijnen de stappen van de onderzoekende cyclus (O-PDCA-cyclus) volgt. U begint niet met schrijven, maar met een gedegen opdracht- en doelgroepanalyse en overig benodigd vooronderzoek (O van oriënteren), maak een ontwerp van de opbouw van het rapport (P), schrijf, controleer, herschrijf en controleer (D+C+A).

Tekst is niet het enige dat gecontroleerd moet worden. Kloppen de gebruikte grafieken, staan alle “plaatjes” op de goede plaats, kloppen de bijlagen, de index, eventuele verwijzingen? Etc.

 

Werkwijze

Lees hier meer over onze werkwijze

 

Formulier trainingsvraag

Stel uw trainingsvraag via dit formulier

 

Wie-wat-waar

Lees hier het wie-wat-waar over ons

 

Contact

Onze contactgegevens vindt u  hier